Nos conseils pour réussir l'organisation de votre soirée d'entreprise

Si d’ordinaire les soirées d’entreprise restent considérées comme de grands rendez-vous un peu pompeux qu’il est impossible d’éviter, c’est sans doute qu’elles son déconnectées des réalités des salariés, peut-être trop tournées vers l’autocongratulation et les désirs des cadres dirigeants. Une soirée d’entreprise doit au contraire être un élément fédérateur, source de motivation, d’implication de chacun dans l’équipe créée. En ce sens, une soirée d’entreprise prend un tout autre intérêt.

Pourquoi faire une soirée d’entreprise ?

La première question à se poser est bien celle là. Pourquoi organisez-vous une soirée d’entreprise tous les ans ? Ou plusieurs fois par an ? Pour respecter une tradition séculaire ? Ou avez-vous d’autres objectifs plus précis, comme :

• Renforcer la cohésion du groupe ?
• Mettre en valeur les grosses valeurs ajoutées du trimestre ou de l’année ?
• Féliciter vos équipes ?
• Remobiliser les troupes après une période difficile ?
• Lancer un nouveau produit auprès de partenaire ?
• ...

Il est un fait que dans toute entreprise, même celles où les relations au travail sont les meilleures, la motivation baisse avec le temps. Pour remotiver les équipes sur leurs objectifs, plusieurs leviers sont utilisables ; augmentation de salaire, primes, félicitations, récompenses, nouveaux challenges, amélioration des conditions de travail, et…, grande soirée d’entreprise. La motivation par l’argent a ses limites. Les primes et autres félicitations gonflent l’égo jusqu’à un certain point. Les améliorations des conditions de travail sont toujours les bienvenues mais leur effet s’estompe rapidement. Une soirée d’entreprise bien menée peut servir à rebooster les équipes. Des souvenirs communs aux salariés pourront être créés. Voilà qui crée une bonne cohésion, une solidarité, propre à tendre toute l’entreprise vers le même but.

Les différents types de soirée d’entreprise

Selon l’objectif premier et les conséquences secondaires recherchées, vous ne construirez pas votre soirée d’entreprise de la même façon. On compte en effet différents formats de soirée d’entreprise :

• Le bilan annuel, la soirée d’entreprise parfois trop classique pour réellement enjouer les foules, à moins que les résultats à présenter n’entraînent de belles perspectives pour les salariés
• Le format cocktail, presque informel. Quelques discours rapides et des îlots de discussions informelles autour des buffets
• Le dîner spectacle, ou le cabaret, typiquement dans le but de récompenser vos meilleurs éléments
• Le lancement d’un nouveau local, de nouveaux bureaux, de nouveaux entrepôts, pour l’inscrire dans le patrimoine émotionnel de tout le monde
• Le lancement d’un nouveau produit, à l’importance primordiale pour l’avenir de l’entreprise
• La soirée team building, pour renforcer la cohésion des équipes avant tout
• La conférence, sur un sujet autour de l’entreprise, animée par une star, des finances, de la politique, du sport, de l’art, de la recherche...

Chacune de ces soirées répond à des objectifs internes différents, ou tout au moins portant des accents plus forts sur un aspect particulier. Pour construire votre soirée, il vous faut donc partir de vos objectifs internes.

Le calendrier de la préparation de la soirée

La grande difficulté est de transformer les objectifs internes de l’entreprise en une soirée parfaitement adaptée aux membres de l’entreprise. Tout ce travail préparatoire doit avoir lieu entre 3 et 6 mois avant la date fatidique. L’anticipation est la clé de la réussite de la soirée. Vous devez définir certains point précis, qui doivent être parfaitement clairs :

• Pourquoi les salariés ou partenaires devraient être intéressés par votre soirée ?
• Quel est le moment le plus opportun pour organiser cette soirée ?
• Quels prestataires sont les plus à même de répondre favorablement à vos demandes dans le budget imparti ? Recrutement DJ, photographe ou agence événementiel, traiteur, location de salle ou de lieu, décorateur, conférencier...
• Comment définir le cadre de la soirée ? Quel thème pour quelle charte graphique et quelle communication ?

1 à 3 mois avant votre évènement, vous serez dans les derniers préparatifs, plus concrets :

• Edition de tous les supports visuels (vidéos, flyers, liste des invités ou intervenants, plans, etc…) ;
• Sélection finale des prestataires. La période de recherche DJ, traiteurs, photographes et autres a du vous permettre de présélectionner différents professionnels avant le contrat définitif ;
• Préparation de toutes les interventions, thèmes de conférence, discours, échanges, etc ;
• Communication sur l’événement (teasers, éventuellement invitation blogs, presse, influenceurs) ;
• Mise en place de la logistique (parkings, arrivées-départs, détails organisationnels, timing, mode de communication pendant l’événement…) ;
• Sécurité de l’événement…

Enfin, quelques jours avant la soirée, il reste les derniers préparatifs à finaliser. Les plans, la confirmation finale au traiteur, le nombre exact d’invités présents, les dernières vérifications logistiques (fauteuils, scène, éclairage, son…) Jusqu’à la veille ou au jour J, il y a toujours quelque chose de dernière minute à régler. Mais n’oubliez pas non plus après l’événement. Remerciez les invités. Fabriquez un montage photo et/ou vidéo es meilleurs moments de la soirée. Le plus important étant sans doute le feedback de la soirée. Mais bien sûr, le questionnaire aura été anticipé...